Nextcloud mit Windows/Outlook und Android

technik

Kontakte, Kalender und Aufgaben mit Nextcloud unter Windows und Android synchronisieren

Wollt ihr auch von Exchange auf einen eigenen Server umsteigen und Mails, Kontakte, Kalender und Aufgaben unter Windows und Android nutzen?

Dafür bietet sich Nextcloud an: eine eigene Cloud mit Webmail, Dateien, Kalender, Kontakten, Aufgaben!

In diesem Artikel beschreibe ich meine Erfahrungen mit Nextcloud-Sync unter Windows/Outlook und Android und optional Microsoft "To Do".

Nextcloud, der Nachfolger von OwnCloud, hat nicht nur Webmail, Dateien, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit an Bord (Nextcloud Groupware), sondern auch gleich noch die zugehörigen Standard-Schnittstellen und Tools:

  • Mail-Client: IMAP/POP3 - zur Anbindung eines Mail-Servers, denn dieser ist nicht in Nextcloud enthalten,
  • Kalender und Aufgaben: CalDAV-Schnittstelle,
  • Kontakte: CardDAV-Schnittstelle,
  • Ordner und Dateien: eigene Nextcloud-Clients.

Android-Sync

Für die Synchronisation mit Android werden eigene Apps benötigt:

  • Kontakte-, Kalender- und Aufgaben-Sync: DAVx⁵ – CalDAV/CardDAV for Android (kostenpflichtig, Nachfolger von DAVDroid)
  • Aufgaben-Anzeige: OpenTasks - eigene Aufgaben-App (kostenlos)
  • Ordner und Dateien: Nextcloud Android App - eigene Nextcloud-App (kostenlos)

Die Anzeige der Kontakte und Kalender kann in den üblichen Android-Apps erfolgen. Die Synchronisation wird in der DAVx⁵-App konfiguriert. Auf meinen Geräten hat dies auch problemlos funktioniert. Nur die Anzeige der Aufgaben ist etwas eingeschränkt. Für jede Aufgabenliste muss eine eigene Synchronisation eingerichtet werden.

Allerdings lässt sich die Integration von Outlook-Aufgaben und "Microsoft To Do" so nicht unter Android abbilden. Der Zusammenarbeit von Outlook und "To Do" widme ich unten einen eigenen Abschnitt.

Siehe auch Nextcloud-Doku: Synchronizing with Android

Windows-Outlook-Sync

Da ich Outlook für Kontakte, Kalender und Aufgaben verwende beschreibe ich nur die Outlook-Synchronisation. Auch dafür muss ein entsprechender Outlook-Connector installiert werden:

Die Outlook-Synchronisation mit diesem Connector hat ebenso problemlos funktioniert. Sie wird im neuen Outlook-Reiter "CalDav Synchronizer" eingerichtet. Aber auch hier muss für jede Aufgabenliste eine eigene Synchronisation eingerichtet werden.

Für die Windows 10 Kalender- und Kontakt-App siehe Synchronizing with Windows 10.

Export von Exchange nach Nextcloud

Am einfachsten war für mich die Übertragung der alten Exchange-Kalender, -Kontakte und -Mails innerhalb von Outlook. Dafür habe ich leere Kalender und Kontakte in Nextcloud angelegt und in Outlook den neuen IMAP-Mail-Server und die entsprechende Nextcloud-Synchronistaion eingerichtet. Danach konnte ich die Daten innerhalb von Outlook in die neuen "Ordner" kopieren. Bei großen Datenmengen hatte ich allerdings Abbrüche beim Kopieren, so dass hier sorgfältig vorgegangen werden muss. Die alten Daten können in Outlook gelöscht werden, nachdem das Kopieren fehlerfrei abgeschlossen ist.

Microsoft To Do unter Windows und Android

Insgesamt war ich mit dem Wechsel von Exchange zu Nextcloud und eigenem Mail-Server soweit zufrieden. Ich konnte Exchange kündigen und weiter arbeiten, mit meinem Kalender und Kontakten synchron unter Windows und Android.
Aber mit den Aufgabenlisten war ich nicht ganz zufrieden. Z.B. konnte ich E-Mails in Outlook nicht als neue Aufgaben anlegen und diese dann unter Android sehen. Und für jede Aufgabenliste in Outlook-Aufgaben musste ich neue Synchronisationen einrichten. Das geht schon, ist aber nicht optimal.

Wer von euch die Aufgabenlisten in Outlook nicht verwendet oder wem die oben genannte OpenTasks-App unter Android ausreicht, der braucht hier nicht weiter zu lesen :-)

Für die anderen: Exchange bietet eine vollständige Synchronisation und nahtlose Integration von Aufgaben und Outlook und übrigens auch mit "Microsoft To Do". Alle Aufgaben in Outlook landen auch in "Microsoft To Do" , auch umgekehrt und auch unter Android.
Da mir Microsoft To Do als Aufgabenliste unter Windows und Android gefällt habe ich einen Weg gesucht, meine Aufgaben damit zu verwalten.

Für meine Aufgaben, die nie wirklich weniger werden, verwende ich in "To Do" übrigens die folgenden Aufgabenlisten:

  • Heute = To-Do-Funktion "Mein Tag"
  • Diese Woche
  • Nächste Woche
  • Diesen Monat

Ausführliche Aufgabenbeschreibungen vewalte ich aber in Trello, angelehnt an das Eisenhower-Prinzip in den Spalten bzw. Listen:

  • wichtig+dringend
  • wichtig
  • dringend
  • erledigt
  • Ideen

Jede Woche wähle ich aus dem Trello-Aufgaben-Pool dann die Punkte aus, die ich "diese Woche" oder "nächste Woche" erledigen will, plus die Aufgaben, die aus dem Alltag noch unvorhergesehen dazu kommen. Und jeden Tag wähle ich daraus die Aufgaben für "Mein Tag" aus.
Mit diesem System von To-Do-Listen experimentiere ich gerade und das klappt für mich ganz gut, außer dass ich zu wenig Puffer für Unvorhergesehenes frei lasse. Aber das ist ein anderes Thema ...

Nun zurück zur Integration von Outlook und "To Do", denn diese setzt (derzeit noch) einen Exchange-Account voraus, z.B. eine outlook.com-E-Mail-Adresse. Da ich inzwischen "Office 365" verwende und darin ein kostenloses outlook.com-E-Mail-Postfach enthalten ist habe ich mich dafür entschieden:

  • outlook.com-E-Mail-Adresse im "Office 365"-Abo einrichten: Microsoft-Konto "Dienste und Abonnements" -> Outlook.com kostenlos nutzen
  • diese outlook.com-E-Mail-Adresse als primärer Kontoalias für mein Microsoft-Konto eintragen: Microsoft-Konto "Ihre Informationen" -> Anmeldung bei Microsoft verwalten
  • Wenn ich das outlook.com-E-Mail-Postfach dann in Outlook als weiteres Mail-Konto einrichte, wird es beim Starten leider immer zuerst angezeigt. Das kann unter Optionen > Erweitert > "Starten und Beenden von Outlook" geändert werden.

Ich verwende das outlook.com-E-Mail-Postfach (Exchange) momentan nur für Kalender und Aufgaben. Meine Kontakte verwalte ich weiterhin in Nextcloud. Dieser ganze Aufwand erlaubt mir, die Integration von Outlook-Aufgaben und Microsoft To Do auf allen Geräten zu nutzen. Und mein Kalender ist dadurch auch in die Outlook-Android-App integriert.

Aber vielleicht geht es auch einfacher und sowieso auch ohne "To Do" und Exchange!!!

Gutes Gelingen!

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